De voordelen van digitalisering

Door te digitaliseren zorgen we voor snellere processen, minder knelpunten en kostenbesparing. Als bedrijf heeft u al snel te maken met verschillende programma’s en processen. Wij zien vaak dat registraties worden bijgehouden op een bepaalde manier in het ene systeem en dat ze vervolgens worden overgezet naar een ander systeem, zoals bij administratie, facturatie en boekhouding.

Wat hierbij komt kijken is dat personeel soms meerdere keren te maken krijgt met dezelfde gegevens. Uit ervaring weten we dat handmatige handelingen, zoals gegevens overzetten, foutgevoelig zijn. Ook ontstaan knelpunten op deze manier als bepaalde processen pas verder kunnen na het ontvangen van input. Gelukkig zijn hier geschikte alternatieven voor.

Wij beseffen dat elk bedrijf graag optimaal gebruikmaakt van zijn middelen. Onze klanten merken vaak dat veel werk uit handen wordt genomen door processen op elkaar af te stemmen. Dit leidt tot een betere inzet van tijd, personeel, meer transparantie en een betere samenwerking.

 

Een voorbeeld uit de praktijk

Een van onze klanten zit in de olie- en gassector. Dit bedrijf had met regelmaat te maken met documenten op papier. Documenten werden vaak nagekeken, gewijzigd en getekend. Deze handelingen moesten goed worden bijgehouden, wat betekende dat alle activiteiten ook nauwkeurig werden vastgelegd.

Het vervangen van papierstromen door softwareoplossingen is iets wat we met regelmaat tegenkomen, zoals ook in dit geval. In deze situatie is het van uiterst belang dat documenten voor iedereen actueel zijn en dat er op een efficiënte manier kan worden samengewerkt, zowel intern als extern. Dit proces is gezamenlijk ingericht en wordt dagelijkse gebruikt. Dit betekent bovendien dat er op dagelijkse basis handelingen worden bespaard.

Naast de bovengenoemde efficiencyvoordelen, heeft dit proces een andere functie. Zo is er een workflow ingericht waarin automatisering centraal staat. Als een bepaalde situatie voorkomt, gebeurt een specifieke handeling. Dit proces is zo ontwikkeld, dat het ook samenwerkt met externe partijen. Bij het raken van een leiding, wordt er een melding gedaan en kunnen direct relevante partijen benaderd worden (politie, verzekeringsmaatschappijen, grondzuiveringsbedrijven) met alle benodigde informatie. Door processen op een dergelijke manier in te richten, kunt u de kwaliteit van uw bedrijf waarborgen en de efficiency verhogen.

 

Wilt u samen vrijblijvend naar uw situatie kijken?

Digitale transformatie is al een tijd geen toekomstmuziek meer. De tijd van groei en innovatie is nu. Wilt u samen uw situatie bespreken en mogelijkheden verkennen? Wij denken graag met u mee tijdens een kop koffie bij ons op kantoor in hartje Breda. Ons advies is geheel vrijblijvend.